Plasiyer programı, sahada müşteri ziyaret ederek sipariş alan, tahsilat yapan ve çoğu zaman aracındaki stoktan doğrudan teslimat gerçekleştiren satış personelinin işini dijitalleştiren yazılımdır. Özellikle gıda, içecek, temizlik ve hızlı tüketim ürünleri dağıtımında araçtan satış (van sales) modeli yaygındır. Bu modelde araç aslında hareket eden bir depodur; stoğun, nakdin ve belgelerin gün sonunda doğru kapanması işin en kritik kısmıdır. Bu yazıda plasiyer programının neleri çözmesi gerektiğini ve araçtan satış operasyonunu nasıl kurgulayabileceğinizi anlatıyoruz.
Plasiyer nedir, araçtan satış nasıl işler?
Plasiyer, belirli bir bölgede müşterileri düzenli ziyaret eden satış temsilcisidir. Dağıtım modeline göre üç farklı çalışma şekli görülür:
- Ön satış (pre-sales): Plasiyer siparişi alır, teslimat ertesi gün ayrı bir araçla yapılır.
- Araçtan satış (sıcak satış / van sales): Plasiyer aracında ürünle gelir, siparişi alır ve malı o anda teslim eder.
- Karma model: Bazı müşterilere sıcak satış, bazılarına ön satış yapılır.
Araçtan satışta plasiyer aynı anda satışçı, depocu ve kasiyerdir. Bu yüzden kullandığı yazılımın hem satış hem de stok ve kasa tarafını eksiksiz yönetmesi gerekir.
Ön satış modelinde ise yazılımın ağırlık noktası sipariş doğruluğu ve teslimat planlamasıdır: alınan siparişin depoya zamanında düşmesi, sevkiyat araçlarına doğru dağıtılması ve müşteriye söz verilen günde teslim edilmesi gerekir. Karma modelde çalışan firmalarda aynı uygulamanın her iki senaryoyu da desteklemesi, plasiyerin müşteri bazında hangi akışı kullanacağını otomatik olarak görmesi büyük kolaylık sağlar. Bu nedenle plasiyer programı seçmeden önce hangi modelle çalıştığınızı ve önümüzdeki dönemde bunun değişip değişmeyeceğini netleştirmek, doğru kapsamı belirlemenin ilk adımıdır.
Araçtan satış operasyonunun zorlukları
- Araç stoğu takibi: Sabah yüklenen mal ile akşam dönen mal arasındaki fark doğru hesaplanmazsa kayıp ve kaçak fark edilmez.
- Nakit ve tahsilat: Nakit, çek, senet ve kredi kartı tahsilatlarının günlük kasa ile tutarlı olması gerekir.
- İade ve değişim: Son kullanma tarihi geçen veya hasarlı ürünlerin iadesi stoğu ve cariyi etkiler.
- Fiyat ve iskonto karmaşası: Müşteri bazlı fiyat listeleri ve kampanyalar sahada doğru uygulanmalıdır.
- Bağlantı sorunları: Plasiyer gün boyu internet çekmeyen yerlere girebilir.
Plasiyer programında olması gereken özellikler
Araç deposu ve yükleme
Her aracın ayrı bir depo gibi tanımlanması, sabah yüklemenin ana depodan araca transfer olarak kaydedilmesi ve gün içindeki her satışın araç stoğundan düşmesi temel gerekliliktir. Plasiyer, müşteriye olmayan ürünü satamamalıdır.
Sipariş, satış ve belge
Mobil katalog üzerinden hızlı ürün seçimi, müşteriye özel fiyat ve iskontonun otomatik uygulanması, sipariş özetinin müşteriyle paylaşılması gerekir. Belge ve fatura süreçleri firmanın ERP ve mevzuat yapısına göre kurgulanmalıdır; bu kısım genellikle kullandığınız muhasebe sistemiyle birlikte ele alınır.
Tahsilat ve kasa
Tahsilatın ödeme tipine göre kaydedilmesi, müşterinin güncel bakiyesinin ziyarette görünmesi ve gün sonunda kasa özetinin otomatik çıkması beklenir.
İade yönetimi
İade nedenleri, fotoğraf ve açıklama ile kaydedilmeli; iade edilen ürünün araç stoğuna mı yoksa hasarlı depoya mı gideceği belirlenmelidir.
Çevrimdışı çalışma
Satış, tahsilat ve stok hareketi internet olmadan kaydedilebilmeli, bağlantı gelince çakışma yaratmadan sunucuyla eşitlenmelidir.
Rota ve ziyaret
Günlük ziyaret listesi, konum doğrulama ve ziyaret edilmeyen müşteri nedenleri, plasiyer verimliliğini ölçmenin temelidir.
Gün sonu mutabakatı neden kritik?
Araçtan satışta günün kapanışı; stok, kasa ve belgelerin birbiriyle tutarlı olduğunun doğrulanmasıdır. İyi bir plasiyer programında bu kontrol şu şekilde yapılır:
| Kontrol | Hesaplama | Amaç |
|---|---|---|
| Stok mutabakatı | Sabah yükleme − satış + iade = araçta kalan | Kayıp veya sayım farkını görmek |
| Kasa mutabakatı | Nakit tahsilat toplamı ile teslim edilen nakit | Kasa farkını tespit etmek |
| Belge kontrolü | Kesilen belgeler ile sistemdeki satışlar | Eksik veya mükerrer kaydı önlemek |
| Ziyaret kontrolü | Planlanan ile gerçekleşen ziyaret | Rota uyumunu ölçmek |
Bu hesaplar manuel yapıldığında hem zaman alır hem de hata payı yüksektir. Programın bu özeti otomatik çıkarması ve farkları işaretlemesi, bölge yöneticisinin işini ciddi ölçüde kolaylaştırır.
ERP entegrasyonu olmadan plasiyer programı yarım kalır
Ürün kartları, fiyat listeleri, cari bakiyeler ve kampanyalar ERP'den gelir; satış, tahsilat, iade ve depo transferleri ise ERP'ye geri gitmelidir. Logo, Mikro, Netsis veya SAP gibi sistemlerle çift yönlü ve güvenilir bir veri akışı kurulmazsa muhasebe ekibi gün sonunda aynı verileri yeniden girmek zorunda kalır. Entegrasyon yöntemlerini merak ediyorsanız Logo ve Mikro ERP mobil entegrasyonu yazımıza bakabilirsiniz.
Plasiyer performansı nasıl ölçülür?
Plasiyer programının sağladığı veri, sadece operasyonu yürütmek için değil, ekibi geliştirmek için de kullanılmalıdır. Araçtan satışta takip edilmesi faydalı göstergeler şunlardır:
- Ziyaret başına satış: Ziyaret edilen müşterilerin ne kadarından satış yapıldığı.
- Ortalama sepet tutarı ve kalem sayısı: Plasiyerin müşteriye ürün yelpazesini ne kadar sunabildiği.
- Tahsilat oranı: Vadesi gelen alacakların ne kadarının zamanında tahsil edildiği.
- İade oranı: Satışa göre iadenin payı; yüksekse stok yönetimi veya ürün rotasyonu sorunlarına işaret edebilir.
- Araç doluluk verimi: Sabah yüklenen malın ne kadarının gün içinde satıldığı. Sürekli yüksek miktarda geri dönen ürün, yükleme planının gözden geçirilmesi gerektiğini gösterir.
- Rota uyumu: Planlanan müşterilerin ne kadarının gerçekten ziyaret edildiği.
Bu göstergeleri plasiyer, bölge ve ürün bazında karşılaştırmak; hangi temsilcinin desteğe ihtiyaç duyduğunu, hangi bölgede ürün karmasının değiştirilmesi gerektiğini ve hangi müşterilerde tahsilat riskinin arttığını erkenden görmenizi sağlar. Hedeflerin de bu verilere göre, gerçekçi ve ölçülebilir şekilde belirlenmesi motivasyonu artırır.
Plasiyer programına geçerken izlenecek adımlar
- Mevcut satış modelini (ön satış, sıcak satış veya karma) ve belge akışını netleştirin.
- Araç, depo ve kasa yapısını ERP tarafında nasıl tanımladığınızı gözden geçirin.
- Plasiyerlerin en çok zorlandığı adımları sahada birlikte gözlemleyin.
- Tek bir araç veya bölge ile pilot yapın, gün sonu mutabakatını birkaç hafta paralel kontrol edin.
- Sonuçlar tutarlı olduğunda tüm filoya yaygınlaştırın.
Mobil tarafın performansı ve kullanım kolaylığı bu projelerde belirleyicidir; mobil uygulama geliştirme deneyimi olan bir ekip ile çalışmak sahadaki benimsenmeyi hızlandırır.
BernSFA; müşteri, rota, sipariş ve tahsilat süreçlerini mobil uygulama ve web paneliyle yönetir, ekranları ve iş akışlarını dağıtım modelinize göre şekillendirir. Plasiyer ve araçtan satış ihtiyaçlarınızı konuşmak için BernSFA sayfasından başvurabilir ya da BernSoftware ile iletişime geçebilirsiniz.
Sıkça sorulan sorular
Plasiyer programı ile saha satış programı aynı şey mi?
Büyük ölçüde örtüşürler. Saha satış programı genel bir kavramdır; plasiyer programı ifadesi ise genellikle dağıtım sektöründe sipariş, tahsilat ve araçtan satış yapan temsilciler için kullanılır ve araç stoğu ile kasa yönetimini de kapsar.
Araçtan satışta stok nasıl takip edilir?
Her araç ayrı bir depo olarak tanımlanır. Sabah yükleme ana depodan araca transfer olarak kaydedilir, her satış araç stoğundan düşer ve gün sonunda kalan stok sayımla karşılaştırılarak fark raporlanır.
Plasiyer programı internet olmayan bölgelerde çalışır mı?
Uygun şekilde tasarlanmış bir uygulamada satış, tahsilat ve stok hareketleri çevrimdışı kaydedilir ve bağlantı sağlandığında sunucuyla eşitlenir.
Böyle bir proje mi planlıyorsun?
10 adımda planla