Araçtan satış yapan bir firmada günün en zor saati sabah değil akşamdır. Plasiyer depoya döner, araçta kalan malı sayar, cebindeki nakdi ve çekleri masaya koyar, iade aldığı kolileri indirir. Sonra biri tüm bunları kâğıttaki fişlerle karşılaştırmaya çalışır.
Rakamlar tutarsa herkes eve gider. Tutmazsa, ki çoğu zaman bir yerde küçük bir fark çıkar, saatler süren bir arama başlar. BernSoftware olarak saha satış platformumuz BernSFA'nın plasiyer modülünü geliştirirken bu son saatin neden bu kadar zor olduğunu uzun uzun konuştuk. Sorunların neredeyse hepsi aynı kökten geliyor: gün içinde olan şeyler, olduğu anda kaydedilmiyor.
Araç stoku: sabah yüklenen ile akşam kalan arasındaki boşluk
Plasiyer sabah araca belirli bir mal yükler. Gün içinde satar, iade alır, bazen bir müşteriden aldığı ürünü başka bir müşteriye değiştirir. Akşam araçta kalan malın, "yüklenen eksi satılan artı iade" hesabına uyması gerekir.
Kâğıtla çalışan bir ekipte bu hesap gün sonunda yapılır. Fark çıktığında da hangi müşteride, hangi saatte oluştuğunu bulmak neredeyse imkânsızdır. Bir fiş eksik yazılmıştır, bir koli yanlış ürün koduyla girilmiştir, bir ikram ya da numune hiç kaydedilmemiştir.
Çözüm, araç stokunu ayrı bir depo gibi ele almaktır. Sabah yükleme bir sevk işlemiyle araca aktarılır, her satış ve iade araç stokunu anında günceller. Plasiyer, aracında olmayan bir ürünü satamaz; akşam yapılan sayım da gün boyunca tutulan kaydı doğrulamaktan ibaret olur.
İadeler: en çok kaybolan kalem
İade, araçtan satışın en dağınık kısmıdır. Müşteri son kullanma tarihi yaklaşan ürünü geri verir, hasarlı bir koli çıkar, yanlış gönderilen bir mal değiştirilir. Plasiyer bunu çoğu zaman bir kenara not eder ya da hiç yazmaz, "akşam söylerim" der.
Sonuç: müşterinin cari hesabında iade görünmez, müşteri bir sonraki ziyarette haklı olarak itiraz eder. Depoya inen iade malı da kayıtla eşleşmez.
İadenin satışla aynı ekranda, aynı müşteriye bağlı ve nedeniyle birlikte kaydedilmesi bu zinciri kırar. İade hem araç stokuna hem de müşterinin bakiyesine o anda işlenir.
Tahsilat: cepteki para kimin hesabında?
Plasiyer gün içinde nakit, çek ya da senet alır. Makbuzlar el yazısıyla kesilir, bazıları kaybolur, bazıları ertesi güne kalır. Muhasebe tahsilatı işleyene kadar müşterinin bakiyesi yüksek görünür; o arada başka bir plasiyer ya da satışçı aynı müşteriden yeniden ödeme isteyebilir.
Tahsilatın mobil uygulamada kaydedilip makbuzun yerinde PDF olarak verilmesi, iki sorunu birden çözer: müşteri elinde belge olur, merkez de parayı plasiyer depoya dönmeden görür. Akşam yapılan kasa sayımı da uygulamadaki toplamla karşılaştırılır.
Yerinde fatura ve sipariş
Bazı plasiyerler sadece sipariş toplar, bazıları malı o an teslim edip faturayı yerinde keser. İkinci durumda fiyatın doğru olması daha da önemlidir, çünkü hata müşterinin elindeki belgeye yansır.
Fiyat listesi, cari bazlı fiyatlar ve iskonto kurallarının uygulamada tanımlı olması, plasiyerin hesap makinesiyle iskonto hesaplamasını gereksiz kılar. Satış, araç stokundan düşülür, fatura ya da sipariş ERP'ye aktarılır.
Gün sonu kapanışı: kontrol, sıfırdan hesap değil
Gün boyunca her işlem kaydedildiğinde gün sonu kapanışı başka bir işe dönüşür. Plasiyer uygulamada günü kapatır; sistem o güne ait satış, iade, tahsilat ve kalan araç stoku özetini çıkarır. Depodaki sayım ve kasa bu özetle karşılaştırılır.
Fark yine çıkabilir. Ama artık hangi kalemde olduğu bellidir ve "hangi müşteride, hangi işlemde?" sorusunun cevabı kayıtlarda durur.
Merkezin gördüğü
Plasiyer sisteminin faydası yalnızca akşamı kısaltmak değildir. Merkezin gün içinde şunları görebilmesi de önemlidir:
- Hangi araçta hangi ürün kaldı, yarın sabah neyin yüklenmesi gerekiyor?
- Hangi müşteriden ne kadar tahsilat yapıldı, kimin bakiyesi hâlâ açık?
- Hangi ürünler sık iade geliyor, iade nedenleri neler?
- Rotadaki hangi müşteriler ziyaret edildi, hangileri kaldı?
Bağlantı olmadığında
Araçtan satış genellikle şehir dışında, sanayi sitelerinde, depoların içinde yapılır. Uygulama internet beklerse plasiyer kâğıda döner ve bütün düzen bozulur. Satış, iade ve tahsilatın çevrimdışı kaydedilip bağlantı gelince eşitlenmesi bu yüzden plasiyer için bir tercih değil, zorunluluktur.
Geçişi bir araçla başlatın
Tüm plasiyerleri aynı gün yeni sisteme geçirmek, ilk akşam herkesin depoda beklemesi anlamına gelebilir. Daha sağlıklı yol, tek bir araç ya da bölgeyle pilot yapmaktır. İlk haftalarda çıkan farklar, ürün kodu eşleşmeleri ve iskonto istisnaları bu ekipte düzeltilir, sonra diğer araçlara yayılır.
Kısaca
Gün sonu karmaşası, gün içinde kaydedilmeyen işlemlerin akşam bir anda hesaplanmaya çalışılmasından doğar. Araç stokunu ayrı bir depo gibi tutmak, iade ve tahsilatı olduğu anda kaydetmek ve kapanışı bir doğrulama adımına dönüştürmek, bu son saati kısaltır.
BernSFA'nın plasiyer modülü araç stoku, sevk ve iade, yerinde fatura, tahsilat ve gün sonu kapanışını tek uygulamada toplar; Logo, Mikro, Netsis ya da SAP ile çift yönlü çalışır.
Böyle bir proje mi planlıyorsun?
10 adımda planla