e-Fatura Entegrasyonu Nasıl Yapılır? e-Arşiv ve e-İrsaliye

e-Fatura entegrasyonu, faturalarınızı zaten kullandığınız yazılımdan, yani e-ticaret sitenizden, pazaryeri bağlantılarınızdan, B2B portalınızdan veya ERP'nizden, kimse elle yeniden yazmadan düzenleyip Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemine iletmeniz; size gelen faturaları da aynı şekilde kayıtlarınıza almanız demektir. İlk bakışta basit görünür. Ancak işin içine e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, mükellef sorgusu, fatura senaryoları, iptal ve arşivleme girdiğinde karar verilmesi gereken pek çok nokta çıkar. Bu rehberde e-Dönüşüm belgelerinin farklarını, entegrasyon yollarını ve fatura e-ticaret, pazaryeri, B2B ya da ERP tarafında doğduğunda nelere dikkat etmek gerektiğini anlatıyor, e-Fatura entegrasyonunun nasıl yapıldığını adım adım bir planla özetliyoruz.

e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye arasındaki fark

Üçü de e-Dönüşüm kapsamındaki elektronik belgelerdir ve teknik olarak benzer bir XML yapısı kullanır. Fark, belgenin kime ve nasıl ulaştığındadır:

Pratikte e-Fatura kullanıcısı bir satıcı, alıcısına göre bazen e-Fatura, bazen e-Arşiv Fatura düzenler. e-İrsaliye kullanıcısıysanız, alıcının da e-İrsaliye sistemine kayıtlı olduğu sevkiyatlarda faturadan ayrı bir belge olarak e-İrsaliye de düzenlenir. Bu yüzden entegrasyonu tek bir belge türü için değil, üçünü birlikte düşünerek kurmak gerekir. e-SMM, e-Müstahsil Makbuzu ve e-Defter gibi başka e-Dönüşüm uygulamaları da vardır; bu yazıda fatura ve irsaliyeye odaklanıyoruz.

e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye kimler için zorunlu?

Zorunluluk; brüt satış hasılatı, faaliyet alanı ve bazı sektörlere özgü kriterlere göre Vergi Usul Kanunu genel tebliğleriyle belirlenir ve GİB tarafından duyurulur. Eşikler ve geçiş tarihleri yıllar içinde birkaç kez değişti; bu nedenle burada bir rakam vermiyoruz. Kendi durumunuzu GİB'in güncel e-Dönüşüm duyurularından ve mali müşavirinizle birlikte kontrol etmenizi öneririz. Zorunlu olmayan firmalar da sisteme gönüllü olarak geçebilir.

e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye için de kendi kapsam kriterleri vardır; örneğin internet üzerinden satış yapan firmalar için e-Arşiv tarafında ayrı bir düzenleme bulunur. e-Fatura kullanıcıları, sisteme kayıtlı olmayan alıcılarına genellikle e-Arşiv Fatura düzenler. Yazılım açısından pratik sonuç şudur: e-Fatura kullanıcısıysanız sisteminiz iki belge türünü de düzenleyebilmelidir. Bugün kapsamda olmasanız bile yapıyı ikisini de taşıyacak şekilde kurmak, ileride geçiş yaptığınızda baştan yazmayı önler.

Entegrasyon yolları: GİB Portal, özel entegratör ve doğrudan entegrasyon

e-Fatura uygulamasından yararlanmanın üç yolu vardır. Hangisini seçtiğiniz, yazılım tarafında neler yapılabileceğini de belirler.

GİB Portal

GİB'in sunduğu web arayüzünde faturalar tek tek ve elle düzenlenir. Az sayıda fatura kesen firmalar için yeterli olabilir, ancak yazılım entegrasyonu için tasarlanmamıştır ve kendi sistemlerinizden otomatik gönderim için resmi bir API sunmaz. Faturayı e-ticaret sitenizden veya ERP'nizden otomatik kesmek istiyorsanız portal tek başına çözüm olmaz.

Özel entegratör

Özel entegratörler, GİB'den izin almış ve belgelerin düzenlenmesi, iletilmesi ve saklanması gibi hizmetleri sunan firmalardır; izinli firmaların listesi GİB'in sitesinde yayımlanır. Çoğu, SOAP veya REST web servisleri üzerinden fatura gönderme, durum sorgulama, gelen faturaları listeleme, mükellef sorgulama ve PDF görüntüsü alma gibi işlemler sunar. Bazıları belgeyi hazır UBL-TR XML olarak bekler, bazıları kendi veri formatını alıp XML'i kendisi üretir. Yazılımdan otomatik fatura kesmek isteyen firmalar için en yaygın yol budur.

Doğrudan GİB entegrasyonu

Firmanın kendi bilgi işlem sistemini GİB'e doğrudan bağlamasıdır. GİB'e başvuru, test süreci ve GİB'in belirlediği teknik ve bilgi güvenliği koşullarının sağlanmasını gerektirir. Mali mühür yönetimi, belge saklama ve sistemin kesintisiz çalışması tamamen firmanın sorumluluğuna geçer. Bu yol genellikle çok yüksek hacimle çalışan ve güçlü bir bilgi işlem ekibi olan firmalara uygundur.

Burada açık olmak isteriz: BernSoftware bir özel entegratör değildir ve belgeleri GİB'e kendisi iletmez. Bizim işimiz, seçtiğiniz entegratörün API'si ile e-ticaret siteniz, pazaryeri bağlantılarınız, B2B portalınız ve ERP'niz arasındaki yazılım katmanını kurmaktır. Bu kapsamı e-Fatura entegrasyonu sayfamızda ayrıntılı anlattık.

UBL-TR: belgenin teknik formatı

e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye, uluslararası UBL (Universal Business Language) standardının Türkiye'ye uyarlanmış hali olan UBL-TR formatında XML belgelerdir. GİB, belgenin hangi alanları hangi kurallarla içermesi gerektiğini kılavuzlarla, şema ve şematron kontrolleriyle tanımlar; kurallara uymayan belge sistem tarafından reddedilir. Yazılım tarafında dikkat edilmesi gereken başlıca noktalar şunlardır:

• ETTN: Her belgenin UUID biçiminde bir evrensel tekil tanımlama numarası vardır. ETTN'yi bir kez üretip siparişle birlikte saklamak ve yeniden denemelerde aynı ETTN'yi kullanmak, bağlantı koptuğunda aynı siparişin ikinci kez faturalanmasını önlemeye yardımcı olur. Entegratörünüzün aynı ETTN ile gelen ikinci gönderimi nasıl ele aldığını test ortamında doğrulayın.
• Belge numarası: Seri, yıl ve sıra numarasından oluşan belirli bir biçimi vardır ve aynı seri içinde sırayla ilerler. Numarayı entegratörün mü, ERP'nin mi vereceği baştan belirlenmelidir.
• Fatura tipi ve senaryo: Satış, iade, tevkifat ve istisna gibi fatura tipleri ile senaryo bilgisi belgenin içinde yer alır.
• Vergi ve istisna kodları: Vergi türleri, tevkifat ve istisna gerekçeleri GİB'in yayımladığı kod listeleriyle gösterilir. ERP veya e-ticaret tarafındaki vergi tanımlarının bu kodlarla doğru eşleşmesi gerekir.
• Görünüm: Faturanın PDF veya ekran görüntüsü, belgeye eklenen bir XSLT şablonuyla oluşturulur. Yasal belge XML'dir; PDF yalnızca onun görüntüsüdür.

Mükellef sorgusu: e-Fatura mı, e-Arşiv mi?

Fatura kesilmeden önce alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığı kontrol edilir. GİB kayıtlı kullanıcıların listesini yayımlar; özel entegratörler de vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarasıyla sorgu yapan servisler sunar. Akış genellikle şöyledir:

1. Alıcının VKN veya TCKN bilgisi siparişten alınır.
2. Entegratör servisi ya da güncel kayıtlı kullanıcı listesi üzerinden sorgulanır.
3. Alıcı kayıtlıysa e-Fatura düzenlenir ve alıcının posta kutusu etiketine gönderilir. Bir firmanın birden fazla etiketi olabilir; doğru etiketin seçilmesi gerekir.
4. Kayıtlı değilse e-Arşiv Fatura düzenlenir ve alıcıya e-posta veya bağlantıyla iletilir.

Listeyi bir kez indirip uzun süre önbellekte tutmak yaygın bir hatadır. Firmalar sisteme sürekli kayıt olduğu için sorgu faturaya olabildiğince yakın bir anda yapılmalı, önbellek kullanılıyorsa sık yenilenmelidir. e-İrsaliye için ayrı bir kayıtlı kullanıcı listesi bulunduğunu da unutmamak gerekir.

Temel fatura ve ticari fatura farkı

e-Fatura, temel fatura ve ticari fatura olmak üzere iki ana senaryoyla gönderilir; seçilen senaryo, yazılımın izlemesi gereken durumları değiştirir:

• Temel fatura: Fatura alıcının posta kutusuna ulaştığında süreç tamamlanır. Alıcı sistem üzerinden kabul veya ret yanıtı veremez; itiraz gerekiyorsa mevzuatta tanımlı diğer yollar kullanılır.
• Ticari fatura: Alıcı, mevzuatta belirtilen süre içinde sistem üzerinden kabul veya ret yanıtı gönderebilir. Yazılımın bu yanıtları alıp faturanın durumuna yansıtması gerekir.

Senaryoyu faturayı düzenleyen taraf seçer; seçim genellikle taraflar arasındaki ticari ilişkiye ve muhasebe tercihine göre yapılır. Bu ayrım yalnızca e-Fatura için geçerlidir; e-Arşiv faturalarda alıcının sistem üzerinden yanıt vermesi söz konusu değildir. İhracat gibi özel durumlar için ayrı senaryolar da bulunur.

Fatura nereden kesilir: e-ticaret, pazaryeri, B2B ve ERP

Faturanın hangi sistemde doğduğu, entegrasyonun nasıl kurulacağını belirler. En sık karşılaştığımız dört durum şunlardır.

E-ticaret sitesi

Bireysel müşteriye satış yapan bir e-ticaret sitesinde faturaların çoğu e-Arşiv Fatura olur; kurumsal müşteri vergi bilgisini girdiğinde ise mükellef sorgusunun sonucuna göre e-Fatura gerekebilir. Faturanın ödeme onaylandığında mı, sipariş kargoya verildiğinde mi kesileceğini muhasebeyle birlikte belirlemek gerekir. Belirlenen anda sipariş bir kuyruğa alınır, fatura entegratöre gönderilir; oluşan PDF ve bağlantı müşteriye e-postayla iletilir ve hesabım sayfasında gösterilir. İnternet satışlarında e-Arşiv Fatura'nın web adresi, ödeme şekli ve tarihi, gönderim tarihi ve taşıyıcı bilgisi gibi ek alanları da içermesi gerekir. Ödeme, kargo ve fatura akışının birlikte tasarlandığı yapıyı e-ticaret sitesi sayfamızda anlattık.

Pazaryerleri

Trendyol, Hepsiburada veya Amazon gibi pazaryerlerinde satış yaptığınızda faturayı alıcıya satıcı olarak siz düzenlersiniz. Siparişler pazaryerinin satıcı API'si üzerinden çekilir, fatura kesilir ve pazaryerinin desteklediği yöntemle, örneğin fatura bağlantısı veya dosyası olarak, siparişe iletilir. Pazaryerinin size kestiği komisyon ve hizmet faturaları ise gelen faturalar tarafına düşer ve muhasebede doğru hesaplarla eşleştirilmelidir. Birden fazla pazaryerinde satış yapıyorsanız siparişleri ve faturaları tek bir merkezde toplamak işi kolaylaştırır. Pazaryeri tarafındaki stok, sipariş ve fatura akışını Trendyol, Hepsiburada ve Amazon entegrasyonu rehberimizde, bu alandaki hizmetimizi ise pazaryeri entegrasyonu sayfamızda bulabilirsiniz.

B2B portal ve bayi siparişleri

Bayiler ve kurumsal müşteriler çoğunlukla e-Fatura kullanıcısı olduğu için B2B siparişlerde e-Fatura öne çıkar; mal sevk edilen işlerde, iki taraf da e-İrsaliye sistemine kayıtlıysa e-İrsaliye de akışa girer. Sipariş portaldan gelir, ERP'de onaylanır, sevk aşamasında e-İrsaliye ve ardından fatura düzenlenir. Bayi kendi faturalarını ve irsaliyelerini portalda görebildiğinde merkeze gelen sorular da azalır. Portal tarafını B2B sipariş portalı ve bayi yönetim sistemi yazımızda anlattık.

ERP

Logo, Mikro, Netsis ve SAP gibi yaygın ERP'lerde e-Dönüşüm modülleri veya entegratör bağlantıları sunulur; kapsamı ürüne ve sürüme göre değişir. Bu durumda e-ticaret sitesi ya da portal faturayı kendisi kesmez: siparişi ERP'ye aktarır, faturayı ERP keser, sonuç bilgisi (fatura numarası, ETTN ve PDF bağlantısı) geri döner. Diğer yol, faturanın doğrudan entegratör API'si ile kesilip ERP'ye muhasebe kaydı olarak aktarılmasıdır. İki yol da çalışır; önemli olan her siparişin faturasının tek bir sistemden kesilmesi ve hangi numara serisini hangi sistemin kullanacağının net olmasıdır. ERP'ye bağlanma yöntemlerini ERP entegrasyon yöntemleri yazımızda, bu alandaki hizmetimizi ise ERP entegrasyonu sayfamızda bulabilirsiniz.

Gelen faturaları otomatik işlemek

Entegrasyon yalnızca giden faturalardan ibaret değildir. Tedarikçilerden, pazaryerlerinden ve hizmet aldığınız firmalardan gelen e-Faturalar entegratörünüzdeki gelen kutusuna düşer. Bunları tek tek indirip ERP'ye yeniden yazmak yerine şu akış kurulabilir:

• Yeni gelen faturalar entegratör API'sinden düzenli aralıklarla çekilir.
• Gönderenin VKN'si ile cari kart, fatura kalemleri ile satın alma siparişi veya irsaliye eşleştirilir.
• Eşleşen faturalar onaya, eşleşmeyenler kontrol listesine düşer.
• Ticari senaryoyla gelen faturalar için kabul veya ret kararı süresi içinde verilir ve sisteme yanıt olarak gönderilir.
• Gelen e-İrsaliyeler için teslim alınan miktarlar irsaliye yanıtıyla bildirilebilir.

Bu akış satın alma ve muhasebe ekibinin elle veri girişini azaltır ve aynı faturanın iki kez kaydedilmesinin önüne geçer.

İptal, ret ve iade

Kesilmiş bir faturanın geri alınması belge türüne göre farklı işler:

• e-Fatura: Alıcıya ulaşmış bir e-Fatura sistemden silinemez. Ticari senaryoda alıcı ret yanıtı verebilir; temel senaryoda iptal ve itiraz mevzuatta tanımlı yollarla yapılır.
• e-Arşiv Fatura: Kurallara uygun durumlarda entegratör üzerinden iptal edilebilir ve iptal bilgisi GİB'e yapılan raporlamaya yansır.
• İade: İade, iptalden farklıdır. Geri gelen mal, iade faturası gibi ayrı bir belgeyle kayda alınır; belgeyi kimin düzenleyeceği alıcının durumuna, örneğin bir firma mı yoksa tüketici mi olduğuna göre değişir.

Yazılım tarafında her belge için durum ayrı ayrı izlenmelidir: kuyrukta, gönderildi, alıcıya ulaştı, kabul edildi, reddedildi, iptal edildi ve hata. Hangi durumda hangi belgenin düzenleneceği ise teknik değil muhasebe kararıdır; mali müşavirinizle birlikte netleştirilmelidir.

Arşivleme ve saklama

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura, yasal saklama süresi boyunca elektronik ortamda saklanmalı ve istendiğinde ibraz edilebilmelidir; PDF veya kâğıt çıktı, XML'in yerini tutmaz. Özel entegratörler genellikle saklama hizmeti de sunar. Yine de kendi sisteminizde her faturanın ETTN'sini, numarasını, durumunu ve XML'ini tutmak iyi bir pratiktir. Böylece entegratör değiştirdiğinizde, bir denetimde ya da müşteri eski bir faturayı istediğinde belgeye hızla ulaşırsınız. e-Arşiv faturalar alıcının adı, adresi, T.C. kimlik numarası ve iletişim bilgileri gibi kişisel veriler içerebildiğinden bu kayıtlara erişim KVKK'ya uygun biçimde yetkiyle sınırlandırılmalıdır.

Test ortamında doğrulama

Özel entegratörlerin çoğu, canlı ortamdan ayrı bir test ortamı ve test kullanıcı bilgileri sağlar. Canlı ortamda deneme yapmak, gerçek bir alıcıya geçerli bir fatura göndermek anlamına gelir; bu yüzden akışın tamamı önce test ortamında denenmelidir. Test listesinde en azından şunlar bulunmalıdır:

• Kayıtlı bir alıcıya e-Fatura, kayıtlı olmayan bir alıcıya e-Arşiv Fatura
• Farklı KDV oranları, iskonto, yuvarlama ve döviz cinsinden faturalar
• Tevkifatlı, istisnalı ve iade faturaları
• Ticari senaryoda kabul ve ret yanıtları, e-Arşiv iptali
• Entegratöre ulaşılamadığında kuyruğa alma ve yeniden deneme
• Aynı sipariş için ikinci kez fatura kesilmeye çalışıldığında mükerrer belgenin engellenmesi
• Türkçe karakterler, uzun ürün adları ve eksik adres bilgisi gibi kenar durumlar

Test sonuçlarını mali müşavirinizle birlikte gözden geçirmek, vergi kodlarındaki hataları canlıya geçmeden yakalamanın pratik bir yoludur.

e-Fatura entegrasyonunda sık yapılan hatalar

1. Eski mükellef listesiyle karar vermek: Alıcı sisteme yeni kayıt olduysa ona e-Arşiv değil e-Fatura kesilmesi gerekir.
2. Aynı siparişi iki yerden faturalamak: Hem e-ticaret sitesi hem ERP aynı sipariş için fatura kesebiliyorsa ya da iki sistem aynı numara serisini kullanıyorsa mükerrer belgeler ve numara çakışmaları ortaya çıkar. Her siparişin faturasını hangi sistemin keseceği net olmalı; birden fazla sistem fatura kesecekse her birine ayrı seri verilmelidir.
3. Yuvarlama farklarını göz ardı etmek: Satır bazında ve belge bazında hesaplanan KDV farklı sonuç verebilir. E-ticaret, ERP ve fatura aynı hesaplama kuralını kullanmalıdır.
4. PDF'i asıl belge sanmak: Yasal belge XML'dir; yalnızca PDF saklamak yetmez.
5. Durum takibi yapmamak: Faturanın alıcıya ulaşıp ulaşmadığı veya reddedilip reddedilmediği izlenmezse sorun ancak müşteri aradığında fark edilir.
6. Hataları sessizce yutmak: Entegratörün döndürdüğü hata mesajları bir panelde listelenmeli ve ilgili kişiye bildirilmelidir.
7. Vergi kodu eşleştirmesini sonraya bırakmak: İstisna ve tevkifat kodları canlıya geçmeden önce muhasebe ekibiyle netleştirilmelidir.

e-Fatura entegrasyonu nasıl yapılır: adım adım plan

1. Mevcut durumu çıkarın: Hangi belgeleri, hangi sistemlerden ve hangi hacimle düzenliyorsunuz?
2. Entegratörü ve API kapsamını netleştirin: Gönderim, durum sorgusu, gelen faturalar, mükellef sorgusu ve iptal servisleri.
3. Tek kaynağı belirleyin: Her siparişin faturası hangi sistemde kesilecek, numara serilerini kim yönetecek?
4. Eşleştirmeleri çıkarın: Vergi kodları, birimler, cari ve ürün kodları muhasebeyle birlikte belirlenir.
5. Altyapıyı kurun: Kuyruk, yeniden deneme, durum takibi ve hata paneli.
6. Test edin ve kontrollü geçin: Tüm senaryoları test ortamında deneyin, ardından canlıya geçin.

BernSoftware olarak e-ticaret siteleri, B2B portallar ve ERP bağlantıları geliştiriyor; bu sistemleri seçtiğiniz özel entegratörün API'sine bağlıyoruz. e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye akışınızı birlikte planlamak için e-Fatura entegrasyonu sayfamıza göz atabilir, proje planlayıcıyı doldurabilir veya bizimle iletişime geçebilirsiniz. Kapsamı netleştirdikten sonra şeffaf bir teklif ve net bir zaman planı paylaşıyoruz.