Pek çok dağıtım firmasında gün aynı şekilde geçer: temsilci siparişi telefonda ya da kâğıtta alır, akşam Excel'e geçirir, ertesi sabah biri bunu muhasebe programına yeniden girer. Arada fiyat yanlış yazılır, bir kalem unutulur, yönetici sahada ne olduğunu ancak hafta sonunda görür.
Saha satış programı (SFA, Sales Force Automation) bu zinciri tek bir veri kaynağına indirir. Ama piyasadaki yazılımlar birbirine çok benzer görünür; farkı demoda değil, sahada görürsünüz. BernSoftware olarak saha satış platformumuz BernSFA'yı geliştirirken ve farklı sektörlerde devreye alırken en çok işe yarayan soruları bir araya getirdik.
1. İnternet yokken ne oluyor?
İlk ve en önemli soru budur. Sanayi sitelerinde, depo bodrumlarında ve şehir dışında bağlantı sık sık düşer. Uygulama o anda bekleme simgesi gösteriyorsa temsilci kâğıda geri döner.
Sorulacak şey "çevrimdışı modu var mı?" değil, "sipariş, müşteri kartı ve saha formları internet olmadan tamamen çalışıyor mu?" olmalı. İyi bir uygulama verileri telefondaki yerel bir veritabanında tutar, bağlantı gelince arka planda eşitler ve temsilciye "3 sipariş gönderilmeyi bekliyor" gibi açık bir durum gösterir.
2. ERP'nizle nasıl konuşuyor?
Türkiye'de saha satışın arkasında genellikle Logo, Mikro, Netsis ya da SAP vardır. Sorulması gerekenler:
- Entegrasyon çift yönlü mü? Stok, fiyat listesi, cari bakiye ve kampanyalar ERP'den uygulamaya; sipariş ve tahsilat uygulamadan ERP'ye akmalı.
- Hangi veri ne sıklıkla güncelleniyor? Siparişlerin anında, stok ve fiyat gibi toplu verilerin belirli aralıklarla aktarılması yaygın ve mantıklı bir yapıdır.
- Aynı sipariş iki kez düşebilir mi? Bağlantı yarıda kesildiğinde tekrar gönderilen bir siparişin ERP'de mükerrer kayıt oluşturmaması gerekir. Bunun nasıl önlendiğini mutlaka sorun.
- ERP kapalıyken ne oluyor? Bakım ya da arıza sırasında siparişler kaybolmamalı, sırayla bekleyip ERP açılınca aktarılmalı.
3. Sizin iskonto ve onay kurallarınıza uyuyor mu?
Hazır paketlerin en çok zorlandığı yer burasıdır. Cari bazlı fiyatlar, kademeli iskontolar, kampanya kuralları, belirli bir tutarın üstünde yönetici onayı... Yazılım bu kuralları sizin çalıştığınız şekilde uygulayabilmeli. Aksi hâlde temsilciler kuralları kafadan hesaplar ve hatalar yine muhasebede ortaya çıkar.
Demoda kendi gerçek bir iskonto senaryonuzu verip sistemin bunu nasıl hesapladığını görmek isteyin.
4. Temsilci bir siparişi kaç dokunuşta giriyor?
Saha ekranı ofis ekranı değildir. Temsilcinin bir elinde katalog ya da koli olur, güneş ekrana vurur, müşteri bekler. Bakılacak noktalar:
- Ana düğmeler başparmak mesafesinde mi?
- Rakamlar güneş altında okunuyor mu?
- Son alınan ürünlerden hızlıca sipariş başlatılabiliyor mu?
- İskonto otomatik uygulanıyor mu, yoksa temsilci mi hesaplıyor?
En iyi test, bir temsilcinize demo telefonunu verip gerçek bir siparişi girmesini izlemektir.
5. Ziyaret takibi nasıl yapılıyor?
Rota ve ziyaret takibi saha yönetiminin temelidir, ama yöntemi önemlidir. Sürekli konum takibi pili hızla bitirir ve çalışanlar arasında güven sorunu yaratabilir. Konum doğrulamalı ziyaret girişi (temsilci müşterinin yanındayken "ziyarete başla" der, sistem konumu doğrular) çoğu zaman hem daha adil hem daha verimlidir.
6. Araçtan satış ve plasiyer süreçleri destekleniyor mu?
Plasiyer ve araçtan satış yapan ekipler için sipariş tek başına yetmez: araç stoku, sevk ve iade, yerinde fatura ve gün sonu kapanışı da gerekir. Bu modüller yoksa ekip yine iki ayrı sistemle çalışır.
7. Saha formları ne kadar esnek?
Satış dışındaki saha işleri de en az sipariş kadar değerlidir: anket, raf ve fiyat kontrolü, rakip gözlemi, fotoğraf ve imza. Formları yazılım firmasına iş açmadan sizin değiştirebilmeniz ya da firmanın bunları hızlıca uyarlayabilmesi önemlidir.
8. Yönetici neyi, ne zaman görüyor?
Saha satış programının değeri büyük ölçüde yönetici paneline yansır. Temsilci, bölge ve ürün bazında performans, hedef gerçekleşme, günlük ziyaret durumu ve siparişler canlı görülebilmeli. Raporların hafta sonunu beklemesi, sorunları da hafta sonuna erteler.
9. Veriler nerede duruyor?
Müşteri adları, adresleri, cari bakiyeler ve imzalar KVKK kapsamında kişisel veridir. Sorulacaklar:
- Veriler sizin sunucunuzda mı, seçtiğiniz bir bulutta mı, yoksa yazılım firmasının ortak altyapısında mı tutuluyor?
- Rol ve yetki modeli var mı? Her temsilci yalnızca kendi müşterilerini görüyor mu?
- İşlem kayıtları ve yedekleme nasıl yapılıyor?
- Telefon kaybolursa ne oluyor?
10. Devreye alma nasıl ilerliyor?
Tüm saha ekibini aynı gün yeni bir sisteme geçirmek risklidir. Sağlıklı bir süreç genellikle şöyle ilerler: keşif (satış süreci, roller, iskonto ve onay kuralları, ERP yapısı), temsilci ekranlarının tıklanabilir bir prototipi, tek bir bölge ya da ekiple pilot, ardından eğitimle birlikte yaygınlaştırma. Pilot, hataların tüm ekibe değil tek bir bölgeye ulaşmasını sağlar.
Kısaca
Saha satış programı seçerken demoda gösterilen ekranlardan çok şu sorulara verilen cevaplara bakın: internetsiz çalışıyor mu, ERP'nizle güvenle konuşuyor mu, sizin kurallarınıza uyuyor mu ve sahada gerçekten hızlı mı?
BernSFA'yı bu sorular etrafında geliştirdik. Bir müşterimizde ziyaret verimliliği %32 arttı, sipariş giriş hataları sıfırlandı, siparişler merkeze anında ulaşmaya başladı ve konum mantığındaki iyileştirmelerle pil tüketimi %45 azaldı.
Böyle bir proje mi planlıyorsun?
10 adımda planla