Tur Rezervasyon Formu: Satışa Açmadan Önce 9 Kontrol

İzmir'de, bahar aylarında iki haftada bir beş günlük Kapadokya turu düzenleyen küçük bir acente düşünün. Turun 46 koltuklu bir otobüsü ve anlaşmalı otelde 20 odalık bir kontenjanı var. Acente sitesine oteller için yapılmış türden bir rezervasyon formu ekliyor: tarihi seç, odayı seç, öde.

Üçüncü hafta dört kişilik bir arkadaş grubu iki twin oda, bir çift bir double oda, tek başına gelen üç kişi de birer oda ayırtıyor. Perşembe günü form "doldu" diyor, çünkü odalar bitti. Otobüs on dört boş koltukla yola çıkıyor. İki hafta sonra tersi oluyor: odalar yetiyor, otobüs yetmiyor ve acente bir aileyi arayıp ergenlik çağındaki çocuklarına koltuk kalmadığını söylemek zorunda kalıyor.

Form yanlış bir şey yapmadı. Oda satmak için yapılmıştı; tur ise başka bir ürün. Aşağıdaki maddeler, bir otel formunun hiç ihtiyaç duymadığı ama bir tur rezervasyon formunun bilmesi gereken şeyler.

1. Bir kalkışın bir değil, iki sınırı vardır

Otel, odada gece satar. Grup turu ise bir kalkışta yer satar ve o yer aynı anda iki şeyi tüketir: araçta bir koltuk ve odada bir yatak. İkisinden herhangi biri önce bitebilir.

Form her kalkış tarihi için ikisini de izlemeli ve hangisi dolarsa satışı kapatmalıdır. Kalan yeri yolcunun anlayacağı dille göstermek de işe yarar: "6 kişilik yer kaldı" demek oda sayısından daha kullanışlı, takvimden sessizce kaybolan bir tarihten de çok daha dürüsttür.

2. Fiyat kişiye aittir ve odaya göre değişir

Tur fiyatları genellikle iki kişilik odada kişi başı verilir. Tek başına seyahat eden kişi tek kişi farkı öder. Odadaki üçüncü kişi çoğu zaman daha az, anne babasıyla kalan çocuk ondan da az öder.

Tek bir fiyatı yolcu sayısıyla çarpan form, rezervasyonların büyük bir bölümünde yanlış sonuç verir ve sonra biri bunu telefonda düzeltir. Gerçekten sattığınız durumları sıralayın: iki kişilik, tek kişilik, üç kişilik, iki yetişkinle çocuk gibi. Her birine kendi kişi başı fiyatını verin, gerisini form hesaplasın.

3. Toplam tutar yolcunun gözü önünde değişsin

Fiyat otel kategorisine, oda paylaşımına ve kişi sayısına bağlı olunca toplamı kimse aklından hesaplayamaz. Form tutarı yalnızca son ekranda gösteriyorsa yolcu seçenekleri karşılaştırmak için ileri geri gider, bir kısmı yarı yolda bırakır.

Her seçimde güncellenen bir toplam gösterin: otel değişince rakam değişsin, üçüncü kişi eklenince yine değişsin. İnsanlar her seçimin neye mal olduğunu gördüklerinde daha çabuk karar verir.

4. Ek hizmetler rezervasyonun içinde olmalı

Turların ek hizmetleri olur: vize hizmeti, kayak pası, havalimanı transferi, seyahat sigortası, gala yemeğinde yer. Bunlar sonradan mesajla ayarlanırsa her biri ayrı bir yazışma, ayrı bir ödeme ve unutulmak için ayrı bir fırsat olur.

Ek hizmetleri forma seçenek olarak koyun, duruma göre kişi başı ya da rezervasyon başı fiyatlandırın ve aynı toplama ekleyin. Hangilerinin kendi son tarihi olduğunu belirtin. Örneğin vize hizmeti kalkıştan dört gün önce eklenemez.

5. Şimdi az şey isteyin, gerisini sonra alın

Yer ayırmak için rezervasyonu yapan kişinin adı, telefonu, e-posta adresi ve oda düzeni yeter. Turu düzenlemek için ise çok daha fazlası gerekir: pasaporttaki hâliyle ad soyad, doğum tarihleri, pasaport numaraları, beslenme tercihleri, biniş noktaları.

Bunların hepsini baştan istemek formu uzatır ve arkadaşlarının pasaportu o an yanında olmayan kişileri kaybettirir. Rezervasyonda kısa hâlini alın, sonra rezervasyonu yapan kişiye, herkesin bilgilerini belirli bir tarihe kadar tamamlayacağı bir bağlantı gönderin. Ekibinize hangi rezervasyonların hâlâ eksik olduğunu gösterin ki eksik pasaport numarası kalkış sabahı fark edilmesin.

6. Kalan ödemenin bir tarihi ve hatırlatması olmalı

Turların çoğu kaporayla satılır, kalan tutar kalkıştan birkaç hafta önce ödenir. Formlar çoğu zaman ilk ödemeyi iyi yönetir, ikincisini bir Excel dosyasına bırakır.

Her rezervasyon kendi ödeme planını taşımalıdır: ne ödendi, ne kaldı, ne zamana kadar. Son tarihten bir hafta önce giden bir hatırlatma ve gecikmiş ödemelerin net bir listesi, son günlerdeki tatsız telefon turunu ortadan kaldırır. Havale kabul ediyorsanız her rezervasyona bir referans kodu verin ki gelen ödemeler onunla eşleştirilebilsin.

7. Turun en az kişi sayısı varsa bunu söyleyin

Birçok kalkış ancak yeterli sayıda kişi katılırsa yapılır. Yolcular bunu baştan yazıldığında kabul eder, sonradan öğrendiklerinde kızar.

En az kişi sayısını, kalkışı hangi tarihe kadar kesinleştireceğinizi ve tur yapılmazsa ne olacağını sayfada belirtin: tam iade ya da başka bir tarihe aktarma. Sistemin içinde her kalkışı "açık", "kesinleşti" ya da "iptal" olarak işaretleyin ki site ile onay e-postaları her zaman aynı şeyi söylesin.

8. Planlar değişir; kuralları sisteme yazın

Dört kişilik grupta biri vazgeçer, yerine kuzeni gelir. Bir çift sonraki kalkışa geçmek ister. Biri tek kişilik odaya yükseltme sorar.

Hangi değişikliğin ücretsiz, hangisinin ücretli olduğuna ve hangi tarihten sonra hiçbir şeyin değiştirilemeyeceğine önceden karar verin; sonra bunları yönetim panelinde sıradan işlemler hâline getirin: yolcuyu değiştir, rezervasyonu taşı, oda tipini değiştir, fiyat farkı kendiliğinden hesaplansın. Yalnızca telefonda halledilen değişiklikler, önem kazandıkları güne kadar birinin aklında durur.

9. Rezervasyon, listeler doğru çıktığında biter

Bütün bu bilgilerin amacı teslim ettiğiniz belgelerdir: otobüs firması için yolcu listesi, otel için oda listesi, rehber için biniş listesi, restoran için beslenme tercihleri listesi.

Bunlar hâlâ tek tek rezervasyonlardan elle yazılıyorsa form işinin yalnızca yarısını yapmıştır. Her liste sistemden tek tıkla, tek bir kalkış için ve tedarikçilerinizin beklediği düzende çıkmalıdır.

Hızlı bir deneme

Bir sonraki kalkışınızı alın ve üç rezervasyonu kendiniz yapmayı deneyin: tek başına bir yolcu, bir çocuklu iki yetişkin, iki oda ve bir vize hizmeti isteyen dört kişilik bir grup. Her birinin toplamını fiyat listenizle karşılaştırın. Sonra sistemden oda listesini isteyin. Hesap makinesine ya da Excel'e uzandığınız her adım, formdaki bir boşluktur.

Kısaca

• Her kalkış için koltukları ve odaları ayrı ayrı izleyin.
• Fiyatı kişi başı, odanın nasıl paylaşıldığına göre belirleyin.
• Seçimler değiştikçe güncellenen bir toplam gösterin.
• Ek hizmetleri kendi son tarihleriyle rezervasyonun içinde satın.
• Şimdi kısa bir form alın, yolcu bilgilerini sonra toplayın.
• Her rezervasyona hatırlatmalı bir ödeme planı verin.
• En az kişi sayısını ve tutmazsa ne olacağını belirtin.
• Değişiklikleri kuralları belli, sıradan panel işlemlerine dönüştürün.
• Yolcu, oda ve biniş listelerini sistemden üretin.

İstanbul çıkışlı bir kayak ve festival turu olan Bansko Skifest için yaptığımız tur sitesi aynı fikri küçük ölçekte uygular: rezervasyon formu, ziyaretçi seçtikçe toplam tutarı otel ve oda tipine göre hesaplar ve vize hizmetini aynı formda seçenek olarak sunar.