Bir diş kliniği düşünün. Hastalar randevuyu üç yoldan alıyor: sitedeki online randevu formu, resepsiyonun telefonu ve WhatsApp. Salı öğleden sonra iki hasta aynı anda kapıda: ikisinin de saat 14.00 için onaylı randevusu var. Biri sitede iki gün önce almış, öteki sabah telefonda. Resepsiyon özür diliyor, birini bekletiyor, hekim günün geri kalanında yarım saat geriden geliyor.
Ertesi hafta olay bir daha yaşanınca "sistem bozuk" denir. Oysa çoğu çifte kayıt, yazılımın bir kuralı uygulamamasından değil, o kuralın hiç tanımlanmamış olmasından doğar. Klinik, kuaför, oto servis, danışmanlık ofisi ya da spor salonu fark etmez; aşağıdaki sekiz soru, aynı saate iki kişinin düşmesinin olağan yollarını kapatır.
1. Son boş saati iki kişi aynı anda seçebiliyor mu?
En teknik ama en sık atlanan sebep budur. Sitede iki ziyaretçi aynı saniyelerde takvimi açar, ikisi de 14.00'ü boş görür, ikisi de "Onayla"ya basar. Sistem kaydı yazmadan önce saatin boş olup olmadığına bakıyor ama bakmakla yazmak arasındaki kısa aralıkta öteki kayıt da geçiyorsa, iki onay birden çıkar.
Çözüm, kontrolü ekranda değil, kaydın yazıldığı yerde yapmaktır. Veritabanı aynı kaynak ve aynı başlangıç saati için ikinci bir kaydı kabul etmemeli; ikinci kişiye de "bu saat az önce doldu, şu saatler boş" diye net bir mesaj gösterilmeli. Basitleştirilmiş bir örnek (simplified sketch):
UNIQUE (kaynak_id, baslangic) -- aynı kaynak, aynı saat: tek kayıtRandevular farklı uzunlukta olabiliyorsa tek bir benzersizlik kuralı yetmez; çakışan zaman aralıklarını kayıt sırasında kilitleyerek kontrol eden bir yapı gerekir. Hangisi seçilirse seçilsin, kural sunucuda olmalı, tarayıcıda değil.
2. Seçilen saat, form doldurulurken kimin?
Hasta saati seçiyor, sonra adını, telefonunu yazıyor, belki kapora ödüyor. Bu iki-üç dakika boyunca o saat kimin? Cevap tanımlı değilse ya saat boşta kalır ve başkası alır, ya da yarıda bırakılan formlar takvimi gereksiz yere doldurur.
Yaygın yöntem geçici tutmadır: saat seçildiği anda kısa bir süreliğine o kişiye ayrılır, süre ekranda görünür, işlem tamamlanmazsa saat kendiliğinden serbest kalır. Sürenin kaç dakika olacağı işletmenin kararıdır; önemli olan bir süre olması ve dolduğunda kaydın gerçekten silinmesidir.
3. Randevunun süresi gerçekten ne kadar?
Takvim yarım saatlik dilimlerle kurulmuştur ama her işlem yarım saat sürmez. Kanal tedavisi bir buçuk saattir, boya koruma uygulaması bütün gün sürer, ilk muayene kontrol muayenesinden uzundur. Sistem her randevuyu tek dilim sayıyorsa, uzun işlemin devam ettiği saatler boş görünür ve satılır.
Her hizmet türü için gerçek süreyi ve gerekiyorsa arkasındaki hazırlık payını (temizlik, sterilizasyon, aracın lifte alınması) tanımlayın. Müşteri yalnızca başlangıç saatini seçer; sistem süreyi hizmetten okur ve o aralığın tamamını kapatır.
4. Takvim kişiye mi bağlı, kaynağa mı?
Hekim saat 14.00'te boştur ama röntgen cihazı ya da tek tedavi odası doludur. Kuaförde usta boştur ama boya yapılacak koltuk doludur. Takvim yalnızca çalışana göre kurulmuşsa, çakışma insanla değil, oda ya da cihazla yaşanır.
Bir randevunun hangi kaynakları birlikte kullandığını listeleyin: çalışan, oda, cihaz, araç. Kaynak sayısı azsa bu liste kısa kalır, ama yazılmadığı sürece sistem bunu bilemez. Bir saat ancak gereken bütün kaynaklar aynı anda boşsa satılabilir olmalı.
5. Telefonda alınan randevu sisteme ne zaman giriyor?
Resepsiyon yoğunken telefonda alınan randevu bir kâğıda ya da deftere yazılır, sisteme "birazdan" girilir. O birkaç dakika ya da birkaç saat boyunca site aynı saati boş gösterir.
Kural basit ama disiplin ister: telefonda ya da mesajla alınan randevu, müşteriye "tamam" denmeden önce sisteme girilir. Bunu kolaylaştırmak yazılımın işidir: resepsiyon ekranı tek ekranda boş saatleri göstermeli ve kaydı birkaç tıklamayla almalı. Giriş zahmetliyse defter geri gelir.
6. Dış takvimlerle eşitleme ne sıklıkta ve hangi yönde?
Çalışanlar kendi telefonlarındaki takvime bakmayı sever; sistemin Google ya da Outlook takvimiyle eşitlenmesi de bu yüzden istenir. Sorun, eşitlemenin tek yönlü mü çift yönlü mü olduğu ve ne kadar gecikmeyle çalıştığıdır. Çalışan kişisel takvimine "öğleden sonra yokum" yazar, bu bilgi randevu sistemine bir saat sonra ulaşırsa, aradaki sürede o saatler satılabilir.
Hangi takvimin asıl kaynak olduğunu kararlaştırın. Çoğu işletme için doğru cevap, randevu sisteminin asıl kaynak olması ve kişisel takvimlerin yalnızca okuma için eşitlenmesidir. İzin ve kapalı saatler de kişisel takvime değil, randevu sistemine girilir.
7. Tatiller, yarım günler ve saat farkı tanımlı mı?
Resmi tatiller, arife günlerinin yarım mesaisi, ustanın yıllık izni, bayram öncesi uzatılmış saatler takvime önceden işlenmezse, sistem o günleri sıradan iş günü gibi satar. Yurt dışından randevu alan müşteriler varsa saatlerin hangi saat diliminde gösterildiği de açıkça yazılmalı; sunucu saati ile işletmenin saati farklıysa bu farkın tek bir yerde yönetilmesi gerekir.
Yıllık tatil listesini yılın başında bir kez girmek ve kapalı günler için ayrı bir ekran tutmak, bu tür hataların çoğunu önler.
8. Yine de çakışma olursa kim, nasıl fark ediyor?
Kurallar ne kadar iyi olursa olsun, elle yapılan bir değişiklik ya da bir eşitleme gecikmesi çakışma yaratabilir. Önemli olan bunun hastanın kapıya geldiği anda değil, bir gün önce görülmesidir.
Basit bir günlük kontrol işe yarar: ertesi günün takviminde aynı kaynağa çakışan kayıt varsa sorumlu kişiye sabah bir uyarı gider. Bir hatırlatma mesajı da müşterinin randevuyu teyit etmesini ya da iptal etmesini kolaylaştırır; boşalan saat de yeniden satışa açılır.
Kısaca
Aynı saate iki kişinin düşmesi çoğu zaman yazılımın "bozuk" olmasından değil, tanımlanmamış kurallardan kaynaklanır. Kontrolü kaydın yazıldığı yerde yapın, seçilen saati kısa bir süre tutun, her hizmetin gerçek süresini ve kullandığı kaynakları tanımlayın, telefon randevularını önce sisteme girin, asıl takvimin hangisi olduğuna karar verin, tatilleri önceden işleyin ve ertesi günün takvimini her sabah kontrol ettirin.
Randevu ya da rezervasyon akışı olan özel yazılım projelerinde bu kuralları kodlamadan önce işletmeyle birlikte bir sayfada yazıyoruz; yazılım da o sayfayı uyguluyor.
Böyle bir proje mi planlıyorsun?
10 adımda planla